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【調整さん】飲み会の出欠確認がカンタンになります。幹事の方必見!

飲み会の出欠って、どうやって確認してます?

メールでやるに決まってんじゃん。

返事きたらメモ帳とかエクセルにまとめてるよ。

他に方法あるの?

こないだ教えてもらったんですが、

調整さんっていうWEBアプリ使うとメチャメチャ楽になるんですよ。

ちょっと試してみてください!

この記事で解決できること

  • スケジュール調整に追われている飲み会幹事の負荷が軽くなる。

調整さんって何よ?

調整さんはURLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認や日程調整ができる出欠表ツールです

うーん...。

URLを送るだけで、なんで調整が出来るのかイマイチわからん。

確かにそうですね。

試しに1回やってみましょうか。

スケジュールを作る手順(幹事さん向け)

このURLを開きます

≫調整さん

【STEP1】イベント名、メモ 【STEP2】候補日程 をそれぞれ入力します。

候補日程は、たとえばカレンダーの17をクリックすると3/17(火)19:00~という文字が自動入力されます。

メモ欄は任意ですが【返信期限】とかお店の【場所】を書いておくと親切です。

全てのテキストは自由に編集できます(メモ帳と同じ要領)。ここ重要なんですが、時間消してもokだし、19時くらいとか書いても平気です。

このURLをコピーして、飲み会メンバーにメール・LINE等で送ります(重要

この画面を閉じてしまうとURLが分からなくなってしまうので、必ずメモしておいてください。

スケジュールを作るところまではわかったけど、

どうやって調整するのか、まだわからないな。

もうちょっとで説明終わりますから、最後まで聞いてくださいね。

これだから古い人間は…ブツブツ…

スケジュールを入れる手順(飲み会メンバー向け)

幹事さんから送られてきたURLを開きます。

スマホでもPCでも良いです。

WEBブラウザが開くと思います。

出欠を入力します

名前日にち候補をそれぞれ入れます。日にち候補は、〇△×が選べます。

何か伝えたいことがあればコメントに入力します(例えば私は「全部参加できます」とコメントしました)。

最後に「入力する」ボタンをクリックして終了です。

イベントを確認します

私(ペイヴメント)部長(@@@)の2人が入力しています。

私は全部〇でしたが、部長は全部×でしたので、この飲み会は中止になりました(残念)。

今回は2人だけでしたが、人数が増えてきたときに、調整さんを使えば〇が何人、△が何人、×が何人というのを自動集計してくれて楽チンですよ。

画面右上のイラストONにするとアバターが出てきて面白いです。

参加者の出欠が集計されるんだね。

たしかに便利だけどエクセルやメモ帳と何が違うの?

やってること一緒じゃない?

たしかにそうですね…。

先輩はエクセルとメモ帳でいいと思います。

もう先輩に教えてあげるのはやめたッ!

調整さんとガルーンの連携

調整さんは先ほど説明しましたが、ガルーンっていう単語が急に出てきました。

ガルーンっていうのはサイボウズ社が作るグループウェアなんですけど、グループウェアがよくわかりませんね。

グループウェアていうのは企業の中で情報交換したり、スケジュール管理したりする便利ツールのことです。
MicrosoftでいうところのOutlook、Teams、インドHCL社(旧IBM、さらに旧LOTUS)でいうところのNOTES。GoogleでいうところのGoogleカレンダーあたりが有名です(この辺りの詳細説明は割愛しますが、詳しく知りたい方は下にリンクを貼っておきました)。
グループウェアの欠点は1つ。入力がめんどくさいことです。

おそらくサイボウズ社のガルーンも入力のめんどくささはあるのだと思いますが、調整さんと連携させることで入力をカンタンにすることに成功

うちの会社も採用してくれないかな…(ぼそり)。

≫サイボウズ x 調整さん 連携サービスβ版 提供開始「Garoon」の連携性を活用し社外との予定調整の課題解決を実現へ

ガルーンについてもうちょっと詳しく知りたい方はこちらをご参照ください。

≫ガルーン

MicrosoftのOUTLOOK

≫OUTLOOK

MicrosoftのTeams

≫Teams

 

インドHCL社のNOTES

≫NOTES

Googleカレンダー

≫Googleカレンダー

 

まとめ

調整さんを使うとホントに飲み会の出欠確認がカンタンになります(私も使っています)。

ぜひ幹事の方は使ってみてください。

さらに、企業の方はガルーンと連携させることで、業務効率アップが狙えると思います。

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